Rechtliches

Nutzungsbedingungen für Mahara der Stiftung Universität Hildesheim

1. Geltungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen gelten für die Nutzung des ePortfolio-Systems „Mahara“ der Stiftung Universität Hildesheim unter

https://mahara.uni-hildesheim.de/

einschließlich aller hierüber erreichbaren Unterseiten, persönlichen Bereiche, Portfolios, Ansichten, Sammlungen, Gruppen, Foren und sonstigen Funktionen.

Mit Mahara stellt die Stiftung Universität Hildesheim eine digitale Plattform zur Unterstützung von Studium, Lehre, Weiterbildung sowie damit verbundenen universitären Aufgaben zur Verfügung.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen für Mahara.

2. Betreiberin

Betreiberin des Dienstes ist:

Stiftung Universität Hildesheim
Universitätsplatz 1
31141 Hildesheim
Deutschland

Telefon: +49 (0)5121 883-0

Ansprechperson:

Dr. Serap Uzunbacak

Stiftung Universität Hildesheim

Universitätsplatz 1
31141 Hildesheim
Deutschland

Telefon: +49 (0)5121 883-90033
E-Mail: uzunbacak@uni-hildesheim.de

Die technische Betreuung erfolgt durch folgenden Anbieter:

eLeDia GmbH

Wilhelmsaue 37

10713 Berlin

Telefon +49 30 50 56 10 -70

Telefax +49 30 50 59 08 60

E-Mail: info@eledia.de

3. Zweck des Dienstes

Mahara dient insbesondere dazu,

• Lern-, Entwicklungs- und Professionalisierungsprozesse zu dokumentieren und zu reflektieren,
• digitale Portfolios zu erstellen und zu verwalten,
• Texte, Dateien, Medien und Arbeitsergebnisse zusammenzuführen,
• Portfolioseiten und Sammlungen mit ausgewählten Personen oder Gruppen zu teilen,
• im Rahmen von Studium und Lehre zusammenzuarbeiten,
• Rückmeldungen und Kommentare zu ermöglichen sowie
• Gruppen und weitere kollaborative Funktionen zu nutzen.

Mahara darf nur für Zwecke genutzt werden, die mit den Aufgaben der Universität Hildesheim und dem jeweiligen Nutzungskontext vereinbar sind.

Eine Nutzung zu überwiegend privaten, gewerblichen oder sonstigen universitätsfremden Zwecken ist nicht gestattet, soweit sie nicht ausdrücklich zugelassen wurde.

4. Nutzungsberechtigung und Benutzerkonto

Zur Nutzung von Mahara sind insbesondere diejenigen Personen berechtigt, denen die Universität Hildesheim im Rahmen von Studium, Lehre, Forschung, Weiterbildung oder sonstigen universitären Aufgaben einen Zugang bereitstellt.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Studierende,
• Lehrende,
• Beschäftigte,
• Projektmitarbeitende sowie
• ausdrücklich zugelassene externe Personen.

Der Zugang ist personenbezogen.

Zugangsdaten dürfen nicht an andere Personen weitergegeben werden. Nutzer:innen sind verpflichtet, ihre Zugangsdaten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Besteht der Verdacht, dass Zugangsdaten bekannt geworden oder missbräuchlich verwendet worden sind, ist das Passwort unverzüglich zu ändern und gegebenenfalls das Rechenzentrum zu informieren.

5. Eigenverantwortung der Nutzer:innen

Nutzer:innen sind für die von ihnen eingestellten und veröffentlichten Inhalte sowie für die von ihnen vorgenommenen Freigaben grundsätzlich selbst verantwortlich.

Vor der Veröffentlichung oder Weitergabe von Inhalten ist insbesondere zu prüfen,

• ob personenbezogene Daten anderer Personen enthalten sind,
• ob die erforderliche Berechtigung zur Verarbeitung oder Veröffentlichung dieser Daten besteht,
• ob Urheber-, Persönlichkeits- oder sonstige Rechte Dritter betroffen sind und
• welcher Personenkreis Zugriff auf die jeweiligen Inhalte erhalten soll.

Mahara bietet unterschiedliche Möglichkeiten zur Steuerung von Zugriffsrechten. Nutzer:innen sind verpflichtet, diese entsprechend dem Vertraulichkeitsbedarf ihrer Inhalte einzusetzen.

6. Vertraulichkeit und Freigabe von Portfolios

Portfolioinhalte sind grundsätzlich für den eigenen Arbeitsbereich bestimmt, solange sie nicht durch die Nutzer:innen für andere Personen, Gruppen oder einen darüber hinausgehenden Personenkreis freigegeben werden.

Bei jeder Freigabe ist sorgfältig zu prüfen, welche Personen auf die jeweiligen Inhalte zugreifen können.

Insbesondere bei einer Freigabe für einen größeren Personenkreis oder für das Internet ist zu beachten, dass Inhalte von Dritten kopiert, gespeichert oder weitergegeben werden können. Nach einer öffentlichen Bereitstellung kann eine vollständige Rückholung bereits verbreiteter Inhalte technisch nicht gewährleistet werden.

Inhalte mit vertraulichen oder besonders schutzbedürftigen personenbezogenen Daten sollen nicht öffentlich zugänglich gemacht werden.

7. Personenbezogene Daten Dritter

Personenbezogene Daten anderer Personen dürfen in Mahara nur verarbeitet werden, wenn hierfür eine datenschutzrechtliche Grundlage besteht und die Verarbeitung für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Besondere Zurückhaltung ist insbesondere geboten bei Angaben über

• Gesundheit,
• Behinderungen oder Erkrankungen,
• ethnische Herkunft,
• politische Meinungen,
• religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen,
• Gewerkschaftszugehörigkeit,
• genetische oder biometrische Merkmale,
• Sexualleben oder sexuelle Orientierung sowie
• sonstige besonders vertrauliche persönliche oder soziale Verhältnisse.

Soweit solche Informationen für eine Lehr-, Lern- oder Reflexionsaufgabe nicht erforderlich sind, sollen sie nicht in Mahara eingestellt werden.

Bei Praxisberichten, Fallbeschreibungen, Unterrichtsbeobachtungen oder vergleichbaren Inhalten sind Angaben über Dritte grundsätzlich zu anonymisieren oder ausreichend zu pseudonymisieren.

8. Inhalte aus Schule, Praxis, Beratung und anderen Einrichtungen

Werden im Rahmen von Studium oder Lehre Erfahrungen aus Schulen, Praxiseinrichtungen, Beratungsstellen, Unternehmen oder anderen Einrichtungen dokumentiert, sind bestehende Verschwiegenheits-, Datenschutz- und Geheimhaltungspflichten zu beachten.

Insbesondere dürfen ohne entsprechende Berechtigung keine Informationen eingestellt werden, durch die

• Schüler:innen,
• Patient:innen,
• Klient:innen,
• Ratsuchende,
• Mitarbeitende,
• Praxispartner:innen oder
• andere betroffene Personen

identifiziert werden können.

Soweit der fachliche Zweck dies zulässt, sind Fallbeispiele und Praxissituationen so zu verfremden oder zu anonymisieren, dass keine Rückschlüsse auf konkrete Personen möglich sind.

9. Urheber- und Nutzungsrechte

Die Rechte an eigenen Inhalten verbleiben grundsätzlich bei den jeweiligen Urheber:innen bzw. Rechteinhaber:innen.

Durch das Einstellen von Inhalten in Mahara werden der Stiftung Universität Hildesheim nur diejenigen technischen Nutzungsrechte eingeräumt, die erforderlich sind, um die Inhalte im Rahmen der gewählten Funktionen zu speichern, darzustellen und den jeweils berechtigten Personen zugänglich zu machen.

Weitergehende Rechte werden hierdurch nicht übertragen.

Nutzer:innen dürfen nur solche Inhalte hochladen oder veröffentlichen, für die sie über die notwendigen Rechte verfügen.

Urheberrechtlich geschützte Werke Dritter dürfen nur verwendet werden, wenn

• eine entsprechende Erlaubnis vorliegt,
• eine gesetzliche Nutzungserlaubnis eingreift oder
• die Nutzung aufgrund einer geeigneten Lizenz zulässig ist.

Quellen- und Lizenzangaben sind entsprechend den geltenden Anforderungen vorzunehmen.

10. Unzulässige Inhalte und Nutzungen

Die Nutzung von Mahara für rechtswidrige oder missbräuchliche Zwecke ist untersagt.

Nicht zulässig sind insbesondere

• rechtswidrige, beleidigende, verleumderische, diskriminierende oder volksverhetzende Inhalte,
• Inhalte, die Persönlichkeits-, Urheber-, Marken- oder sonstige Rechte Dritter verletzen,
• pornografische oder sonstige strafbare Inhalte,
• die Veröffentlichung personenbezogener Daten Dritter ohne entsprechende Berechtigung,
• die Verbreitung von Schadsoftware,
• Phishing- oder Täuschungsversuche,
• Angriffe auf IT-Systeme,
• automatisierte Zugriffe, die den ordnungsgemäßen Betrieb beeinträchtigen,
• die Umgehung technischer Schutzmaßnahmen,
• die Nutzung fremder Benutzerkonten sowie
• eine Nutzung, die den Betrieb von Mahara oder anderen IT-Systemen beeinträchtigt.

11. Kommunikation, Kommentare und Zusammenarbeit

Bei der Nutzung von Gruppen, Foren, Kommentaren und anderen Kommunikationsmöglichkeiten sind die Rechte und die Würde anderer Personen zu respektieren.

Kommunikationsfunktionen dürfen insbesondere nicht für Belästigungen, Drohungen, Diskriminierungen, unerwünschte Werbung oder andere missbräuchliche Zwecke eingesetzt werden.

12. Externe Inhalte, Links und eingebettete Dienste

Nutzer:innen können gegebenenfalls auf externe Inhalte verlinken oder externe Inhalte in Portfolioseiten einbinden.

Für Inhalte externer Anbieter gelten deren eigene Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen.

Beim Einbinden externer Dienste ist zu beachten, dass hierbei unter Umständen personenbezogene Daten der betrachtenden Personen an Dritte übertragen werden können. Externe Inhalte dürfen deshalb nur eingebunden werden, wenn die jeweilige Nutzung von der Universität freigegeben und datenschutzrechtlich zulässig ist.

13. Schutz des Systems

Nutzer:innen dürfen keine Maßnahmen ergreifen, die die Sicherheit, Integrität oder Verfügbarkeit von Mahara beeinträchtigen.

Festgestellte oder vermutete Sicherheitsprobleme sollen unverzüglich dem Rechenzentrum gemeldet werden.

Sicherheitslücken dürfen nicht ohne vorherige Abstimmung ausgenutzt oder getestet werden.

14. Administrativer Zugriff

Administrativ berechtigte Personen dürfen auf Benutzerkonten und gespeicherte Inhalte nur zugreifen, soweit dies für

• den technischen Betrieb,
• die Fehlerbehebung,
• die IT-Sicherheit,
• die Unterstützung der Nutzer:innen,
• die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder
• die Aufklärung eines konkreten Missbrauchs

erforderlich und rechtlich zulässig ist.

Administrative Zugriffe sind auf das jeweils erforderliche Maß zu beschränken.

15. Maßnahmen bei Verstößen

Bei Verstößen gegen diese Nutzungsbedingungen oder gegen geltendes Recht kann die Universität im erforderlichen und angemessenen Umfang Maßnahmen ergreifen.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Hinweise oder Aufforderungen zur Änderung bzw. Löschung von Inhalten,
• Einschränkungen einzelner Funktionen,
• vorübergehende Sperrung eines Benutzerkontos,
• Löschung rechtswidriger Inhalte oder
• dauerhafte Sperrung eines Zugangs.

Soweit möglich und rechtlich vertretbar, wird die betroffene Person vor weitergehenden Maßnahmen informiert.

Bei erheblichen Sicherheitsrisiken oder offensichtlich rechtswidrigen Inhalten kann eine vorläufige Maßnahme auch ohne vorherige Anhörung erforderlich sein.

16. Verfügbarkeit des Dienstes

Die Universität Hildesheim bemüht sich um einen zuverlässigen Betrieb von Mahara.

Ein Anspruch auf jederzeitige und unterbrechungsfreie Verfügbarkeit besteht nicht. Insbesondere können Wartungsarbeiten, Sicherheitsmaßnahmen, technische Störungen oder andere erforderliche Arbeiten zeitweise zu Einschränkungen führen.

17. Datensicherung und Export eigener Inhalte

Nutzer:innen wird empfohlen, wichtige Inhalte zusätzlich in geeigneter Weise zu sichern.

Soweit Mahara entsprechende Exportfunktionen anbietet, sollen diese insbesondere vor dem Ende der Nutzungsberechtigung genutzt werden.

Die zentrale Datensicherung des Systems dient in erster Linie der Wiederherstellung des Dienstes nach technischen Störungen und ersetzt grundsätzlich keine individuelle Archivierung eigener Portfolios.

18. Ende der Nutzungsberechtigung und Löschung

Die Nutzungsberechtigung endet insbesondere, wenn die Voraussetzungen für die Nutzung des Dienstes entfallen.

Nach Ende der Nutzungsberechtigung kann der Zugang deaktiviert und das Benutzerkonto einschließlich der darin gespeicherten Daten nach Maßgabe der Datenschutzbestimmungen gelöscht werden.

Nutzer:innen sollen benötigte Inhalte rechtzeitig vor Ablauf der Nutzungsberechtigung exportieren.

Soweit Daten aus rechtlichen oder organisatorischen Gründen länger aufbewahrt werden müssen, bleiben entsprechende gesetzliche Aufbewahrungspflichten unberührt.

19. Änderungen der Nutzungsbedingungen

Die Universität Hildesheim kann diese Nutzungsbedingungen ändern, wenn dies insbesondere aufgrund

• rechtlicher Änderungen,
• technischer Weiterentwicklungen,
• neuer Funktionen oder
• geänderter organisatorischer Rahmenbedingungen

erforderlich wird.

Die jeweils aktuelle Fassung wird in Mahara bereitgestellt.

Soweit Mahara eine erneute Zustimmung zu geänderten Nutzungsbedingungen vorsieht, werden Nutzer:innen beim nächsten Zugriff entsprechend darauf hingewiesen.

20. Ergänzende Regelungen

Ergänzend gelten die einschlägigen gesetzlichen Regelungen sowie die jeweils anwendbaren Ordnungen, Richtlinien und IT-Sicherheitsvorgaben der Stiftung Universität Hildesheim.

21. Kontakt

Bei inhaltlichen Fragen zur Nutzung von Mahara wenden Sie sich bitte an:

Dr. Serap Uzunbacak (uzunbacak@uni-hildesheim.de)

Bei technischen Fragen zur Nutzung von Mahara wenden Sie sich bitte an:

mahara-support@uni-hildesheim.de

Bei datenschutzrechtlichen Fragen:

Datenschutzbeauftragte der Universität Hildesheim
Stiftung Universität Hildesheim
Universitätsplatz 1
31141 Hildesheim
E-Mail: datenschutz@uni-hildesheim.de

Stand: September 2026

Datenschutzbestimmungen für Mahara der Stiftung Universität Hildesheim

1. Gegenstand dieser Datenschutzinformation

Mit dieser Datenschutzinformation informieren wir Sie gemäß Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des ePortfolio-Systems „Mahara“ der Stiftung Universität Hildesheim unter

https://mahara.uni-hildesheim.de/

einschließlich der dazugehörigen Unterseiten und Funktionen.

Ergänzend gilt die allgemeine Datenschutzerklärung der Universität Hildesheim.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

Stiftung Universität Hildesheim
Universitätsplatz 1
31141 Hildesheim
Deutschland

Telefon: +49 (0)5121 883-0
Website: https://www.uni-hildesheim.de/

Fachlich Projektverantwortliche sind:

Teilprojektverantwortliche für Mahara ist:

Dr. Serap Uzunbacak

Stiftung Universität Hildesheim

Universitätsplatz 1
31141 Hildesheim
Deutschland

Telefon: +49 (0)5121 883-90033
E-Mail: uzunbacak@uni-hildesheim.de

3. Datenschutzbeauftragte

Die Datenschutzbeauftragten der Universität Hildesheim erreichen Sie unter:

Stiftung Universität Hildesheim
Universitätsplatz 1
31141 Hildesheim

E-Mail: datenschutz@uni-hildesheim.de

Hauptamtlicher Datenschutzbeauftragter:
Dr. Nils Benit

Stellvertretender Datenschutzbeauftragter:
Dr. Per Holderberg

4. Zweck von Mahara

Mahara ist ein ePortfolio-System zur Unterstützung von Studium, Lehre, Weiterbildung und damit verbundenen universitären Aufgaben.

Die Plattform ermöglicht insbesondere,

• persönliche ePortfolios anzulegen,
• Lern- und Professionalisierungsprozesse zu dokumentieren und zu reflektieren,
• Texte, Dateien und multimediale Inhalte zu speichern,
• Portfolioseiten und Sammlungen zu erstellen,
• Inhalte gezielt für andere Personen oder Gruppen freizugeben,
• Rückmeldungen und Kommentare zu geben,
• in Gruppen zusammenzuarbeiten sowie
• Inhalte im Rahmen von Lehrveranstaltungen oder anderen universitären Angeboten zu verwenden.

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies für diese Zwecke, für den sicheren technischen Betrieb oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Mahara erfolgt insbesondere zur Wahrnehmung der gesetzlichen Aufgaben der Universität im Bereich Studium und Lehre sowie zur Bereitstellung der hierfür erforderlichen digitalen Infrastruktur.

Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit den für die Stiftung Universität Hildesheim geltenden hochschulrechtlichen Vorschriften.

Soweit eine Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Soweit einzelne freiwillige Funktionen ausdrücklich auf einer Einwilligung beruhen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, bedarf es zusätzlich einer Rechtsgrundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO. Nutzer:innen sollen solche Daten nur einstellen, wenn dies für den jeweiligen Zweck erforderlich und rechtlich zulässig ist.

6. Verarbeitete Datenkategorien

Bei der Nutzung von Mahara können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden.

6.1 Stammdaten und Accountdaten

Hierzu können insbesondere gehören:

• Vorname und Nachname,
• Benutzerkennung,
• E-Mail-Adresse,
• Zugehörigkeit zur Universität bzw. zu einer Nutzergruppe,
• gegebenenfalls Rollen oder institutionelle Zuordnungen,
• Profildaten sowie
• technische Kennungen.

Welche Daten automatisch aus dem zentralen Identitätsmanagement der Universität übernommen werden, richtet sich nach der jeweiligen technischen Konfiguration.

6.2 Freiwillige Profildaten

Nutzer:innen können gegebenenfalls weitere Angaben selbst in ihr Profil aufnehmen.

Hierzu können beispielsweise gehören:

• Profilbild,
• persönliche Beschreibung,
• Interessen,
• Qualifikationen,
• Kontaktdaten oder
• andere freiwillig eingetragene Informationen.

Bitte tragen Sie nur solche Angaben ein, die für die vorgesehene Nutzung erforderlich oder sinnvoll sind.

6.3 Portfolio- und Inhaltsdaten

Mahara verarbeitet die von Nutzer:innen selbst erstellten oder hochgeladenen Inhalte.

Dazu können insbesondere gehören:

• Texte,
• Reflexionen,
• Blogbeiträge,
• Lebenslaufangaben,
• Lernziele,
• Dateien und Dokumente,
• Bilder,
• Audio- und Videodateien,
• Portfolioseiten,
• Sammlungen,
• Kommentare,
• Rückmeldungen sowie
• weitere selbst eingestellte Inhalte.

Der Inhalt dieser Daten wird grundsätzlich durch die Nutzer:innen selbst bestimmt.

7. Daten über Dritte

In selbst erstellten Portfolioinhalten können auch Informationen über andere Personen enthalten sein.

Nutzer:innen sind verpflichtet, personenbezogene Daten Dritter nur einzustellen, wenn dies rechtlich zulässig und für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Insbesondere bei Praxis- oder Fallbeschreibungen sollen personenbezogene Angaben möglichst anonymisiert werden.

Besonders sensible Daten anderer Personen sollen grundsätzlich nicht in Mahara gespeichert werden, soweit dies nicht ausdrücklich erforderlich und rechtlich abgesichert ist.

8. Gruppen-, Kommunikations- und Interaktionsdaten

Bei der Nutzung kollaborativer Funktionen können insbesondere verarbeitet werden:

• Gruppenzugehörigkeiten,
• Gruppenbeiträge,
• Forumsbeiträge,
• Kommentare,
• Rückmeldungen,
• Nachrichten,
• Einladungen,
• Freigaben,
• Bewertungen oder
• vergleichbare Interaktionsdaten.

Abhängig von der jeweiligen Funktion sind diese Informationen für andere Mitglieder der betreffenden Gruppe oder für andere berechtigte Nutzer:innen sichtbar.

9. Freigabe- und Zugriffsrechte

Nutzer:innen können innerhalb von Mahara festlegen, welchen Personen oder Gruppen bestimmte Portfolioinhalte zugänglich gemacht werden.

Abhängig von der jeweiligen Konfiguration können Freigaben beispielsweise erfolgen für

• einzelne Nutzer:innen,
• bestimmte Gruppen,
• Lehrende,
• registrierte Nutzer:innen der Plattform,
• Personen mit einem besonderen Freigabelink oder
• gegebenenfalls die Öffentlichkeit.

Nutzer:innen tragen selbst Verantwortung dafür, die Zugriffsrechte entsprechend der Schutzbedürftigkeit ihrer Inhalte einzustellen.

Vor einer öffentlichen Freigabe sollte sorgfältig geprüft werden, ob der jeweilige Inhalt personenbezogene, vertrauliche oder urheberrechtlich geschützte Informationen enthält.

Öffentlich bereitgestellte Inhalte können von Dritten abgerufen, gespeichert, kopiert oder anderweitig weiterverbreitet werden. Eine vollständige Löschung bereits anderweitig verbreiteter Kopien kann durch die Universität nicht gewährleistet werden.

10. Technische Nutzungs- und Protokolldaten

Beim Zugriff auf Mahara werden technisch erforderliche Daten verarbeitet.

Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seiten oder Funktionen,
• Browsertyp und Browserversion,
• Betriebssystem,
• technische Sitzungsdaten,
• Login- und Logout-Vorgänge sowie
• Fehlermeldungen und sicherheitsrelevante Ereignisse.

Die Verarbeitung dient insbesondere

• der Bereitstellung des Dienstes,
• der Authentifizierung,
• der Fehleranalyse,
• der Gewährleistung der IT-Sicherheit,
• der Erkennung und Abwehr von Missbrauch sowie
• der Aufrechterhaltung des technischen Betriebs.

Technische Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für diese Zwecke erforderlich ist.

Vor Veröffentlichung technisch zu bestätigen:
Reguläre Webserver-Logdaten werden nach 14 Tagen gelöscht bzw. anonymisiert, soweit keine sicherheitsrelevante weitere Verarbeitung erforderlich ist.

11. Anmeldung und Authentifizierung

Die Anmeldung bei Mahara erfolgt entweder über ein in Mahara angelegtes Benutzerkonto oder über die LTI-Anbindung des Lernmanagementsystems Moodle der Universität Hildesheim.

Bei einer Anmeldung über die LTI-Anbindung werden die für die Anmeldung und Zuordnung des Benutzerkontos erforderlichen Daten aus Moodle an Mahara übermittelt. Hierzu gehören insbesondere Benutzerkennung, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Rolle. Das Passwort des Moodle-Benutzerkontos wird nicht an Mahara übermittelt.

Bei einem direkt in Mahara angelegten Benutzerkonto erfolgt die Anmeldung mit den für Mahara vergebenen Zugangsdaten. Die hierfür erforderlichen Benutzerkontodaten werden direkt in Mahara verarbeitet.

12. Cookies

Mahara verwendet Cookies bzw. vergleichbare technische Speichermechanismen, soweit diese für den Betrieb des Dienstes erforderlich sind.

Hierzu gehören insbesondere Session-Cookies, die

• eine angemeldete Sitzung aufrechterhalten,
• Nutzer:innen während einer Sitzung eindeutig zuordnen und
• sicherheitsrelevante Sitzungsinformationen speichern.

Technisch notwendige Cookies sind für die Bereitstellung der jeweiligen Funktionen erforderlich.

13. Empfänger personenbezogener Daten

Innerhalb der Stiftung Universität Hildesheim erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diesen Zugriff für ihre jeweiligen Aufgaben benötigen.

Dies können insbesondere sein:

• technisch zuständige Administrator:innen,
• Beschäftigte des Rechenzentrums,
• im konkreten Lehr- oder Nutzungskontext berechtigte Lehrende,
• Gruppenadministrator:innen sowie
• andere Personen, denen Nutzer:innen ihre Inhalte selbst freigegeben haben.

Eine Weitergabe an externe Dritte erfolgt grundsätzlich nur, wenn

• hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht,
• dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist,
• ein entsprechend eingebundener Auftragsverarbeiter eingesetzt wird oder
• die betroffene Person selbst eine entsprechende Freigabe vorgenommen hat.

14. Hosting und Auftragsverarbeitung

Mahara wird durch folgenden Dienstleister betrieben:

eLeDia GmbH

Wilhelmsaue 37

10713 Berlin

Telefon +49 30 50 56 10 -70

Telefax +49 30 50 59 08 60

E-Mail: info@eledia.de

Eingesetzte Auftragsverarbeiter sind:

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25D , 91710 Gunzenhausen
• Artfiles New Media GmbH, Zirkusweg 1, 20359 Hamburg
• Sören und Linda Steinmann GbR, (STEINMANN – Video-Stream-Hosting), Am Sennehügel 20, 32052 Herford
• Talpaworld IT-Service-Team, Herrenbrück-Köhler GbR, Johannesweg 52, 51061 Köln

Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, werden diese nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO eingebunden.

15. Drittlandübermittlung

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums findet im Rahmen des regulären Mahara-Betriebs wie folgt statt:

Der Auftragsverarbeiter erbringt die Auftragsverarbeitung im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland, in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in einem Drittland bedarf stets der vorherigen dokumentierten Zustimmung des Verantwortlichen und darf nur erfolgen, wenn die besonderen gesetzlichen Voraussetzungen der DSGVO erfüllt sind.

16. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Im Rahmen des regulären Betriebs von Mahara findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Ein Profiling zu Werbe- oder Marketingzwecken findet nicht statt.

17. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

17.1 Benutzerkonto und Portfolioinhalte

Das Benutzerkonto und die darin gespeicherten Daten werden grundsätzlich für die Dauer der Nutzungsberechtigung gespeichert.

Nach Ende der Nutzungsberechtigung wird das Benutzerkonto nach Ablauf einer angemessenen Übergangsfrist gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen oder organisatorischen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Mahara verfügt derzeit über keine automatisierte Löschung von Nutzerkonten. Die Löschung von Nutzerkonten in Mahara erfolgt manuell durch die zuständigen Administrator.

Der Zugang zu Mahara erfolgt über eine LTI-Anbindung über das externe Moodle der Universität Hildesheim bzw. über ILIAS der Philipps-Universität Marburg. Die für die Nutzung von Mahara erforderlichen Nutzerinformationen werden dabei über das jeweilige Lernmanagementsystem an Mahara übermittelt.

Nutzerkonten im externen Moodle der Universität Hildesheim werden nach einer Inaktivität von zwei Jahren gelöscht. Vor der Löschung erhalten die Nutzer eine entsprechende Erinnerungsmail. Mit der Löschung des Nutzerkontos im jeweiligen Lernmanagementsystem entfällt auch die Möglichkeit, über die LTI-Anbindung auf Mahara zuzugreifen. Eine Löschung des Nutzerkontos und der darin gespeicherten Inhalte in Mahara erfolgt dadurch jedoch nicht automatisch.

Ein konkretes Verfahren zur Löschung der in Mahara vorhandenen Nutzerkonten und Daten wird derzeit abgestimmt und technisch geprüft. Die Datenschutzbestimmungen werden nach Abschluss dieser Abstimmung entsprechend ergänzt.

17.2 Protokolldaten

Im Rahmen des technischen Betriebs von Mahara werden Server-Protokolldaten verarbeitet. Hierzu können insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, die aufgerufene URL bzw. Ressource, Referrer-Informationen, Angaben zum verwendeten Browser, Betriebssystem und Gerät sowie technische Fehler- und Verbindungsinformationen gehören.

Die Server-Protokolldaten werden ausschließlich für den technischen Betrieb, die Fehleranalyse und die Gewährleistung der IT-Sicherheit verarbeitet. Die auf dem Server geführten rotierenden Protokolldateien werden für 14 Tage aufbewahrt und anschließend gelöscht bzw. überschrieben. Fehlerhafte Mahara-Cron-Einträge werden für sieben Tage protokolliert.

Darüber hinaus können im Rahmen des technischen Betriebs vorübergehend Session-IDs, Cookies und TLS-Verbindungsdaten verarbeitet werden.

17.3 Datensicherungen

Zur Sicherstellung des technischen Betriebs und zur Wiederherstellung des Systems im Bedarfsfall werden Datensicherungen der Mahara-Instanz erstellt. Diese Sicherungskopien können vorübergehend auch personenbezogene Daten enthalten.

Die Datensicherungen werden für maximal 90 Tage aufbewahrt und anschließend gelöscht.

18. Löschung durch Nutzer:innen

Soweit die jeweilige Funktion dies vorsieht, können Nutzer:innen selbst erstellte Inhalte eigenständig ändern oder löschen.

Eine Löschung aus dem aktiven System führt nicht notwendigerweise zu einer sofortigen Löschung aus technischen Datensicherungen. Dort vorhandene Daten werden im Rahmen des regulären Sicherungszyklus überschrieben bzw. gelöscht.

Wurden Inhalte zuvor anderen Personen zugänglich gemacht, exportiert oder öffentlich veröffentlicht, kann die Universität nicht gewährleisten, dass bei Dritten vorhandene Kopien ebenfalls gelöscht werden.

19. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Einrichtung eines Benutzerkontos, die Authentifizierung und den technischen Betrieb erforderlich sind, müssen bereitgestellt werden, wenn Mahara im jeweiligen Lehr- oder Nutzungskontext verwendet werden soll.

Freiwillige Profilangaben müssen nicht angegeben werden.

Soweit Mahara im Rahmen einer konkreten Lehrveranstaltung verpflichtend eingesetzt wird, ergeben sich die fachlichen Anforderungen aus den jeweiligen Studien-, Prüfungs- oder Lehrveranstaltungsbedingungen.

20. Datenschutzgerechte Nutzung durch Nutzer:innen

Nutzer:innen werden gebeten, bei der Verwendung von Mahara den Grundsatz der Datenminimierung zu beachten.

Insbesondere sollen

• nur erforderliche personenbezogene Daten eingestellt werden,
• Daten Dritter möglichst anonymisiert werden,
• besonders vertrauliche Informationen nicht ohne Notwendigkeit gespeichert werden,
• Freigabeeinstellungen regelmäßig geprüft werden und
• öffentliche Freigaben nur vorgenommen werden, wenn dies tatsächlich beabsichtigt ist.

21. Rechte betroffener Personen

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, haben Sie insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
• gegebenenfalls Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO sowie
• Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO.

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Zur Wahrnehmung Ihrer Datenschutzrechte können Sie sich an die Projektverantwortliche:n, an die Stiftung Universität Hildesheim oder an die Datenschutzbeauftragten wenden.

22. Beschwerderecht

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.

Für die Stiftung Universität Hildesheim zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover

Telefon: +49 (0)511 120-4500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

23. Datensicherheit

Die Stiftung Universität Hildesheim trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

Hierzu gehören insbesondere Maßnahmen zur

• Zugriffskontrolle,
• Zugangskontrolle,
• Sicherung der Verfügbarkeit,
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse,
• regelmäßigen Aktualisierung des Systems sowie
• Sicherung und Wiederherstellung von Daten.

Nutzer:innen tragen selbst zur Sicherheit bei, indem sie insbesondere ihre Zugangsdaten schützen und keine vertraulichen Informationen unberechtigt weitergeben.

24. Änderungen dieser Datenschutzbestimmungen

Diese Datenschutzbestimmungen können angepasst werden, wenn

• Mahara technisch weiterentwickelt wird,
• neue Funktionen eingesetzt werden,
• sich Verarbeitungsprozesse ändern oder
• rechtliche Änderungen dies erforderlich machen.

Die jeweils aktuelle Fassung wird über Mahara bereitgestellt.

Bei wesentlichen Änderungen werden Nutzer:innen in geeigneter Form informiert.

25. Ergänzende Datenschutzerklärung

Ergänzend gelten die allgemeinen Datenschutzinformationen der Stiftung Universität Hildesheim:

https://www.uni-hildesheim.de/datenschutz/datenschutzerklaerung/

Stand: September 2026